Hochzeitsfotograf: Datumsanfragen automatisch beantworten

Eine Buchung geschieht in Schritten, und nur der erste sollte automatisch sein. Die Aufgabe der Auto-Antwort ist, dass ein Paar binnen Sekunden von dir hört, nicht ein Datum zu halten oder einen Preis zu nennen.

1. Ein Paar schreibt wegen seines Datums. VERFÜGBAR fragt nach Datum und Location und schickt binnen Sekunden deinen Guide.
2. Du prüfst den Kalender und antwortest selbst, am besten am selben Tag, mit einem Link zum Kennenlern-Telefonat.
3. Im Gespräch hörst du vom Tag, der Location und den Menschen und schlägst das passende Paket vor.
4. Dein Vertrag und die Anzahlung sichern das Datum, verschickt über das Vertragstool, das du schon nutzt.
5. In den Monaten vor der Hochzeit gehen Fragebogen, Zeitplan und Gruppenfoto-Liste per E-Mail raus, wo Paar und Planerin alles sehen.

Tipp: Auch gebuchte Paare schreiben dir, und „Hast du Zeit für ein Telefonat?“ würde VERFÜGBAR auslösen. Ergänze einen Satz wie „Wenn ihr schon bei mir gebucht habt, antworte ich persönlich“, damit die Antwort nie klingt, als hättest du sie vergessen.

Fakten, die jedes Paar sofort bekommen kann

• Was jedes Paket kostet und enthält, aus PAKETE.
• Etwa wie viele bearbeitete Fotos pro Stunde Begleitung zu erwarten sind und wann die Galerie kommt.
• Ob ein Zweitfotograf enthalten ist und wann du einen empfiehlst.
• Wie Anfahrt berechnet wird und ob du Hochzeiten im Ausland begleitest.

Antworten, die von dir kommen sollten

• Ob ein Datum frei ist und alles zum Reservieren.
• Rabatte, Ratenzahlung und individuelle Pakete.
• Wünsche nach den unbearbeiteten RAW-Dateien.
• Zwei Locations an einem Tag, eine Gästeliste im dreistelligen Bereich oder eine Trauung in einem Gotteshaus mit eigenen Regeln.

• Ein ganzer Tag in zehn Bildern, vom Kleid am Bügel bis zum Wunderkerzen-Auszug, mit ZEITPLAN.
• Drei Porträtplätze an einer Location, gefilmt beim Gehen von einem zum anderen, mit LOCATION.
• Das Gruppenfoto-Durcheinander im Zeitraffer, mit GRUPPENFOTOS.
• Das Tablet eines Gastes im Gang neben demselben Moment bei einer handyfreien Trauung, mit UNPLUGGED.
• Eine kleine Zeremonie am Standesamt oder auf einer Klippe, mit ELOPEMENT. Das fängt auch die „Wir sollten einfach durchbrennen“-Scherze ein, was bei diesem Beitrag nicht schlimm ist.
• Ein Paarshooting in der goldenen Stunde, mit PAARSHOOTING dazu, wie eines ablaufen würde.

Tipp: Nimm PAARSHOOTING statt VERLOBUNG. Freunde des Paares füllen Verlobungsposts mit „Glückwunsch zur Verlobung“, und jeder von ihnen bekäme deine Shooting-Details.

Paare scrollen dein Profil wie ein Portfolio, bevor sie schreiben. Pinne die Beiträge mit PAKETE und ZEITPLAN oben an dein Raster (Instagram erlaubt bis zu drei) und schreib das Wort in die Bildunterschrift und nicht nur ins Bild.

• Dezember bis Februar: Viele Paare verloben sich zwischen Weihnachten und Valentinstag, und die Suche nach einem Fotografen beginnt binnen Wochen. Lass VERFÜGBAR und PAKETE vor Weihnachten laufen.
• Hochsaison: Wochenenden gehören den Hochzeiten, Wochentage der Bearbeitung. Die Auto-Antworten fangen die Samstagsanfragen auf, damit kein Paar bis Montag auf eine Reaktion wartet.
• Woche der Vorschaubilder: Paare teilen die ersten Bilder und markieren dich. Eine Antwort auf Erwähnungen kann danken und deinen Albumguide schicken, solange der Tag noch frisch ist.
• Ruhige Monate: Teile ganze Hochzeitsgeschichten der letzten Saison und buche Paarshootings im Winterlicht.

Plane auch die Eigenheiten des Hochzeitstags ein: Standesamt am Freitag, Feier am Samstag, freie Trauung unter freiem Himmel, Sektempfang. Nenne in deinem PAKETE-Guide, wie du Standesamt und Feier getrennt oder zusammen begleitest und was ein zweiter Tag kostet.

• Urheberrecht und Nutzung: Halte in jedem Vertrag fest, wer was mit den Bildern darf. Das Urheberrecht liegt üblicherweise beim Fotografen, und Kunden erhalten Nutzungsrechte; die Einzelheiten unterscheiden sich je nach Land (kein Rechtsrat).
• Einwilligung: Frag das Paar, was du wann zeigen darfst. Manche wollen nichts online, bevor sie selbst gepostet haben, und manche Zeremonien sind bewusst privat. Das gilt auch für Aufnahmen von Gästen.
• Gotteshäuser: Manche schränken ein, wo du stehen darfst, oder verbieten Blitz während des Gottesdienstes. Kläre das vor dem Tag und sag es dem Paar, damit die Galerie keine Überraschungen enthält.
• Metas Grenzen: Jeder Kommentar kann eine private Antwort bekommen, bis 7 Tage nach dem Posten. Ein Galerie-Beitrag, der viral geht, kann Instagrams Obergrenze von 750 privaten Antworten pro Stunde erreichen; DMFast hält bei 700 an und sendet den Rest danach.